การวิเคราะห์งานมีความสำคัญยิ่งต่อกิจกรรมต่างๆ
ทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตั้งแต่การวางแผนงาน การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การออกแบบ
การจัดสถานที่ทำงานให้เหมาะสม ตลอดจนการออกแบบงานและอุปกรณ์การทำงาน
และการวางแผนดำเนินกิจกรรมภายนอกองค์การ ซึ่งสารสนเทศเกี่ยวกับการวิเคราะห์งานที่ถูกต้องสมบูรณ์
จะเป็นประโยชน์ให้องค์การพัฒนาไปถึงเป้าหมายได้อย่างมีคุณภาพ
สมรรถนะย่อย (Element of Competency)
1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน
2. วิเคราะห์งานตามสถานการณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ความหมายของการวิเคราะห์งาน
เพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงความหมายของการวิเคราะห์งาน
ควรพิจารณามองภาพความสัมพันธ์ของขั้นตอนและกิจกรรมต่างๆ
ที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานของบุคลาภายในแต่ละองค์การ ดังต่อไปนี้
การทำงาน (Work) หมายถึง กิจกรรมที่บุคลากรใดบุคลากรหนึ่งกระทำขึ้นด้วยกำลังกายและกำลังใจ
เพื่อจุดมุ่งหมายหนึ่งที่ตนต้องการ เช่น เพื่อการดำรงชีวิต เพื่อความสบายใจ หรือเพื่อช่วยส่งเสริมสังคม เป็นต้น
ตำแหน่ง (Position) หมายถึง หน้าที่และความรับผิดชอบที่องค์การมอบหมายให้บุคลากรแต่ละคนโดยจำนวนตำแหน่งจะมีมากเท่ากับจำนวนบุคลากรในองค์การนั้น
งาน (Job) หมายถึง กลุ่มของตำแหน่งที่มีชนิดและระดับของงานเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น
บริษัทแห่งหนึ่งประกอบด้วย ผู้จัดการ 1 คน ผู้ช่วยผู้จัดการ 1 คน พนักงานขาย 10 คน
เสมียน 3 คน และพนักงานส่งของ 2 คน ดังนั้นบริษัทนี้จึงมีตำแหน่ง 17 ตำแหน่ง
แต่มีงาน 4 งาน ได้แก่ ผู้บริหาร พนักงานขาย เสมียน และพนักงานส่งของ
อาชีพ (Occupation) หมายถึง กลุ่มของงาน (Job) ที่มีลักษณะคล้ายกัน
และผู้ประกอบอาชีพนั้นจะปฏิบัติงานโดยวิธีการอย่างเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน เช่น
แพทย์ วิศวกร และนักบัญชี เป็นต้น
ความหมายของศัพท์ข้างต้น
แสดงให้เห็นว่าบุคลากรแต่ละคนจะปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ ขององค์การตามสาขาอาชีพของตน
หรือตามตำแหน่งงานที่ได้รับการแต่งตั้ง
ก่อนที่องค์การจะสามารถจัดสรรให้บุคลากรปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมนั้น
มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการศึกษาและวิเคราะห์งาน
เพื่อให้ได้ข้อมูลและเข้าใจถึงธรรมชาติหรือลักษณะเฉพาะของงานนั้นๆ
ที่จะส่งผลให้องค์การสามารถที่จะจัดหาและจัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมกับงานและตำแหน่งได้เป็นอย่างดี
ซึ่งจะทำให้องค์การดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ก่อให้เกิดการพัฒนาและการเจริญเติบโตขององค์การความหมายของการวิเคราะห์งาน
มีผู้บัญญัติความหมายไว้หลายท่าน
สามารถเป็นแนวทางในการหาข้อสรุปเพื่อการนำไปใช้งาน ดังต่อไปนี้
ศิริโสภาคย์ บูรพาเดชะ (2534) ให้ความหมายว่า
“การวิเคราะห์งาน
หมายถึงกระบวนการศึกษาและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับธรรมชาติและลักษณะของงานอย่างใดอย่างหนึ่ง
กระบวนการนี้จะทำให้ฝ่ายการจัดการทราบว่าจะต้องใช้ความรู้ ความสามารถ ความชำนาญ
และความรับผิดชอบอย่างไรผู้ปฏิบัติงานจึงจะทำงานนั้นให้สำเร็จลงได้”
ปรียาพร วงศ์อนุตรโรจน์ (2535) ให้ความหมายว่า
“การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษางานถึงหน้าที่ในงานและสภาพการทำงาน
รวมทั้งคุณลักษณะประจำตัวบุคลากรที่เหมาะสมกับงานนั้นที่จะเป็นปัจจัยที่สำคัญของการทำงาน
เดอ เซนโซ และรอบบินส์ ( De
Cenzo and Robbins, 1993) ให้ความหมายว่า
“การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษาอย่างเป็นระบบถึงกิจกรรมที่ต้องการทำในแต่ละงาน
โดยที่การวิเคราะห์ระบบจะเป็นขั้นตอนทางเทคนิคที่ถูกนำมาใช้ในการกำหนดหน้าที่
ความรับผิดชอบ และขอบข่ายของงานนั้น
ทอมป์กินส์ (Tompkins, 1995) ให้ความหมายว่า
“การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่มีการจัดทำอย่างเป็นระบบ เพื่อใช้ในการเก็บรวบรวม
บันทึกหลักฐาน และวิเคราะห์สารสนเทศต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน
ลักษณะรวมที่สำคัญของความหมายการวิเคราะห์งาน
1. กระบวนการ (Process) การวิเคราะห์งานจะมีลักษณะเป็นกระบวนการอันประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆที่ถูกนำมาประกอบกัน
เพื่อให้การวิเคราะห์งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถรวบรวมสารสนเทศของงานได้อย่างสมบูรณ์
ซึ่งจะส่งผลให้องค์การหรือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถนำข้อมูลที่ได้จากกระบวนการนี้ไปใช้ประโยชน์ในการบริหารงานได้
2. ระบบ (System) การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่ต้องมีการทำงานอย่างเป็นระบบ
โดยที่ในกระบวนการวิเคราะห์งานนั้นจะมีการนำปัจจัยนำเข้า (Inputs) ซึ่งได้แก่ข้อมูลต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้รับการสนใจศึกษามาผ่านขั้นตอนการประมวลผล
ตั้งแต่การศึกษา ทำความเข้าใจ และวิเคราะห์จนได้เป็นผลลัพธ์ (Outputs) หรือสารสนเทศของงาน (Job Information) สำหรับการนำไปใช้งานในอนาคต
เช่น เอกสารพรรณงาน (Job Description) และเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน (Job
Specification) เป็นต้น
3. ศึกษา
รวบรวม และวิเคราะห์
การวิเคราะห์งานจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการศึกษารวบรวม
และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อให้ได้สารสนเทศของงานนั้น
ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการทรัพยากรมนุษย์และงานอื่นขององค์การ
ดังนั้นสามารถสรุปได้ว่า “การวิเคราะห์งาน หมายถึง
กระบวนการที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบซึ่งถูกนำมาใช้ในการศึกษา รวบรวม
และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้นเพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการทำกิจกรรมอื่นในอนาคต”
ผลของการวิเคราะห์งาน
ผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานจะถูกจัดทำในหลายลักษณะ
เพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ตามความเหมาะสม โดยสารสนเทศของงานที่สำคัญมีดังต่อไปนี้
1.
เอกสารพรรณนาลักษณะงาน (Job Description)
เอกสารพรรณนาลักษณะงานถูกเขียนขึ้นโดยมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับอำนาจ
หน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของงาน และกระบวนการปฏิบัติงาน
ตลอดจนเหตุผลและความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานนั้น
ปกติเอกสารพรรณนางานจะมีลักษณะแตกต่างกันไปตามความเหมาะสมของแต่ละองค์การ แต่โดยทั่วไปแล้วเอกสารพรรณนาลักษณะงานจะประกอบด้วยข้อความที่สำคัญดังต่อไปนี้
1. ตำแหน่งงาน (Job Title)
2. หน้าที่ (Functions)
3. ความรับผิดชอบ (Responsibilities)
4. คุณลักษณะของงาน (Job Characteristics)
5. เงื่อนไขสภาวะแวดล้อม (Environmental Conditicns)
2. เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน (Job
Specification)
เอกสารระบุข้อกำหนดของงานจะระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผู้ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานในหน้าที่นั้น
โดยเอกสารระบุข้อกำหนดของงานจะเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้เป็นแนวทางในการสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อเข้าปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งขององค์การ
โดยทั่วไปแล้วเอกสารระบุข้อกำหนดของงานจะมีส่วนประกอบที่สำคัญดังต่อไปนี้
1. การศึกษา (Education)
2. ประสบการณ์ (Experience)
3. ความรู้ (Knowledge)
4. ความสามารถ (Ability)
5. ความชำนาญ (Skill)
6. คุณสมบัติทางกายภาพ (Physical)
7. ความพร้อมทางจิตใจ (Psychological Readiness)
3.
มาตรฐานการทำงาน (Job Standard)
มาตรฐานการทำงานเป็นการนำข้อมูลจากการวิเคราะห์งานมาใช้เป็นเกณฑ์สำหรับกำหนดแนวทางในการทำงานแต่ละประเภทให้เป็นไปตามที่ได้กำหนดไว้
มาตรฐานการทำงานจะเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อบุคลากรและองค์การ
โดยบุคลากรจะทราบถึงความต้องการขององค์การที่มีต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน
ในขณะที่องค์การจะมีแนวทางให้สมาชิกแต่ละคนปฏิบัติ
จึงไม่ก่อให้เกิดความสับสนในการทำงานขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์อย่างสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพ
4.
การประเมินค่างาน (Job Evaluation)
การประเมินค่างานเป็นการนำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานมาใช้เปรียบเที่ยบความสัมพันธ์และหาความสำคัญของแต่ละคน
ข้อมูลที่ได้จากการประเมินค่างานจะทำให้องค์การสามารถจัดทำระบบการจ่ายค่าจ้างและผลตอบแทนที่เป็นธรรมแก่บุคลากรได้
โดยการเปรียบเทียบข้อมูลกับทั้งภายในองค์การและเปรียบเทียบกับตลาดแรงงานทั่วไป
การวิเคราะห์งานเป็นกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องกับกิจกรรมอื่นทั้งด้านทรัพยากรมนุษย์และหน้าที่อื่นขององค์การ
จะเห็นว่าการวิเคราะห์งานเป็นเสมือนแหล่งต้นทางของข้อมูลที่จะนำไปใช้ในหัวข้ออื่น
เช่น การสรรหาและการคัดเลือก การจ่ายค่าตอบแทน และการฝึกอบรม เป็นต้น
ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของนักวิเคราะห์งานที่จะต้องทำการวิเคราะห์งานด้วยความรอบคอบและถูกหลักการเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่งานอื่นอย่างเต็มที่
5. ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน
การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบที่ถูกนำมาใช้ในการศึกษารวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน
เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้นเพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ
โดยสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งานสามารถนำมาจัดหมวดหมู่เพื่อประยุกต์ใช้งานในการจัดการทรัพยากรขององค์การได้
ตั้งแต่เอกสารบรรยายลักษณะงาน เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน มาตรฐานการทำงาน
และเกณฑ์ในการประเมินค่างาน
ความสัมพันธ์ระหว่างการวิเคราะห์งานกับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์จะพบว่าการวิเคราะห์งานไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น
แต่ยังเกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์ในลักษณะอื่นๆ อีกมากมาย
จากการนำสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งานไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ ขององค์การ
มีดังต่อไปนี้
6. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource
Planning)
สารสนเทศจากการวิเคราะห์งานจะแสดงคุณลักษณะและธรรมชาติของงานแต่ละชนิดตลอดจนบ่งชี้ถึงคุณสมบัติของบุคลากรที่เหมาะสมในการปฏิบัติงานนั้นด้วย
โดยในข้อมูลของงานจะถูกนำมาช่วยในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การคาดการณ์
การวางแผน จนกระทั่งกำหนดวิธีการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับงานบุคลากร เช่น
การวางแผนจัดบุคลากรให้เหมาะสมกับปริมาณ ชนิด
ละตำแหน่งของงานในองค์การโดยผู้วางแผนจำเป็นที่จะต้องทราบข้อมูลเกี่ยวกับงานที่มีอยู่ในองค์การ
ซึ่งสามารถศึกษาได้จากเอกสารพรรณนางานและเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน ตลอดจนข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์อื่นๆ
นอกจากนี้นักบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ยังสามารถนำข้อของงานพร้อมทั้งข้อมูลอื่นมาใช้ประกอบการคาดการณ์ความต้องการกำลังคน (Manpower) รวมและในแต่ละสาขาขององค์การ
เพื่อที่จะวางแผนและกำหนดยุทธวิธีในการปฏิบัติตามความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
7.การสรรหาและการคัดเลือกบุคลากร (Recruitment
and Selection)
การวิเคราะห์งานจะได้ผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่สำคัญเกี่ยวกับแต่ละงาน
ดังที่กล่าวถึงในหัวข้อที่ผ่านมา
ปกติสารสนเทศจากการวิเคราะห์งานสามารถที่จะนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในขั้นตอนการสรรหาและการคัดเลือกบุคลากรขององค์การได้เป็นอย่างดี
โดยเฉพาะเอกสารพรรณนางานและเอกสารระบุข้อกำหนดของงาน
โดยเอกสารพรรณนางานจะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ ความรับผิดชอบ
และกระบวนการในการปฏิบัติงานแต่ละชนิด ทำให้ทราบถึงขอบเขตของงานที่บุคลากรจะต้องกระทำในแต่ละหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
ในขณะที่เอกสารระบุข้อกำหนดงานจะกำหนดคุณสมบัติของบุคลากรที่จะเข้ามาปฏิบัติงานในหน้าที่นั้นๆ
นักบริหารทรัพยากรมนุษย์สามารถที่จะนำข้อมูลจากเอกสารทั้ง 2
ชนิดมาใช้ประโยชน์ในกระบวนการสรรหาและการคัดเลือกบุคลากร เพื่อให้ได้บุคลากรที่มีความรู้
ความสามารถ ประสบการณ์ ทัศนคติ และมีความเหมาะสมในด้านต่างๆ
เข้ามาร่วมงานกับองค์การ
8. การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
ปัจจุบันการที่จะให้บุคลากรในองค์การสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตลอดจนมีคุณภาพชีวิตการทำงานที่เหมาะสม
องค์การจะต้องฝึกอบรมและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์อย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่บุคลากรได้ผ่านกระบวนการคัดเลือกเข้าร่วมงานกับองค์การ
การฝึกอบรมและพัฒนาจะเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการปฏิบัติงานในปัจจุบันและในอนาคต
โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้ความรู้
ทักษะ และประสบการณ์ของบุคลากรอาจล้าสมัย
และไม่สามารถใช้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานจะถูกนำมาใช้ประโยชน์ในการจัดโครงการฝึกอบรมและวางแผนพัฒนาบุคลากร
เพื่อให้การฝึกอบรมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลบุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้สอดคล้องกับความต้องการแรงงานขององค์การ
ตลอดจนช่วยสร้างความพอใจในการปฏิบัติงานของบุคลากรในระหว่างที่เข้าร่วมงานกับองค์การ
ซึ่งจะส่งผลให้แต่ละบุคลากรทุ่มเทความสามารถในการปฏิบัติงานอย่างเต็มที่
9. การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation)
ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานนอกจากจะแสดงถึงธรรมชาติและลักษณะของงานที่บุคลากรจะต้องปฏิบัติแล้ว
ยังสามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานและประเมินผลการทำงานของบุคลากรว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของงานหรือไม่
เพียงไร ตลอดจนสามารถนำมาใช้เป็นมาตรฐานที่เป็นรูปธรรม (Objective
Standard) ในการประเมินคุณภาพ ประสิทธิภาพ
และผลิตภาพในการทำงานของแต่ละบุคลากร เช่น พนักงานพิมพ์ดีด ควรพิมพ์ดีด
ควรพิมพ์ดีดภาษาไทยได้ไม่ต่ำกว่านาทีละ 35 คำ โดยมีคำผิดน้อยกว่า 3 คำใน 100 คำ
เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น