การวิเคราะห์งานประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ
ที่นักวิเคราะห์งานต้องปฏิบัติเพื่อให้การวิเคราะห์เป็นไปอย่างเป็นระบบ
เรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์
โดยกระบวนการในการวิเคราะห์งานประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 การระบุงาน (Job Identification) นักวิเคราะห์งานจะต้องระบุงานและขอบเขตของงานที่ตนต้องการจะทำการศึกษา (Job
Study) ซึ่งอาจจะเป็นงานเฉพาะกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งหรืองานทั้งหมดภายในองค์การ
เพื่อเป็นการกำหนดแนวทางและขอบเขตของการศึกษางานให้ดำเนินไปอย่างมีเป้าหมายที่แน่นอน
ขั้นตอนนี้ไม่ค่อยมีปัญหามากนักในหน่วยงานขนาดเล็กหรือหน่วยงานที่เคยทำการวิเคราะห์งานมาแล้ว
แต่สำหรับองค์การขนาดใหญ่ที่ไม่เคยมีการศึกษาและวิเคราะห์งานอย่างเป็นระบบมาก่อนนักวิเคราะห์งานอาจจะต้องศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับงานจากแหล่งข้อมูลต่างๆ
เช่น แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) เอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับระดับขั้นและเงินเดือน
ทะเบียนการจ่ายเงินเดือนแม้กระทั่งการสนทนาเพื่อหาข้อมูลเบื้องต้นจากผู้ปฏิบัติงาน
เป็นต้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สำคัญมาใช้ประกอบในการกำหนดขอบเขตของงาน
ขั้นตอนที่ 2 การพัฒนาและเลือกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการศึกษางานเฉพาะหรือศึกษาทั้งระบบก็ตาม
นักวิเคราะห์งานจะต้องทำการตัดสินใจเลือกวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน
ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงาน และงบประมาณ
ปกติวิธีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับงานจะมีหลายวิธี เช่น การสังเกต (Observation
Method) การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire
Method) การสัมภาษณ์ (Interview Method) การทดลองปฏิบัติงาน (Job Experiment Method) โดยแต่ละวิธีจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน
ซึ่งนักวิเคราะห์งานสมควรต้องมีความรู้ มีทักษะ
และความเข้าใจในการดำเนินงานแต่ละวิธีอย่างละเอียด
เพื่อให้สามารถเลือกนำมาใช้ประกอบการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 3 การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) จะเป็นการปฏิบัติการโดยพยายามเก็บรวบรวมข้อมูลจากงานที่ทำการศึกษาตามวิธีการที่ได้วางแผนไว้
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้องครอบคลุม และมีคุณภาพเป็นที่ยอมรับได้
ขั้นตอนที่ 4 การจัดทำสารสนเทศของงาน (Job Analysis
Information) ข้อมูลต่างๆ
ที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลจะถูกนำมาใช้ประกอบการศึกษาและวิเคราะห์งาน
เพื่อจัดรูปแบบของสารสนเทศของงานให้เหมาสมต่อการนำไปใช้งานจริง
ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรมและการพัฒนา
หรืการออกแบบงานและอุปกรณ์ในการทำงาน
ปกติสารสนเทศของงานจะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบที่สำคัญ ได้แก่ เอกสารพรรณนาลักษณะงาน
เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน และมาตรฐานการทำงาน
ความสัมพันธ์ของกระบวนการวิเคราะห์งานแสดงให้เห็นว่า
กระบวนการวิเคราะห์งาน
เป็นการทำงานที่ต่อเนื่องและอาจต้องมาการดำเนินการใหม่เมื่อเวลาผ่านไป
เนื่องมาจากกระแสการพลวัต(Dynamics) ที่เกิดขึ้นส่งผลให้สิ่งแวดล้อมในการทำงานเปลี่ยนแปลงไป
ทำให้งานหลายชนิดลดบทบาทหรือความสำคัญลง ขาดความเหมาะสม หรือล้าสมัยลง
ในขณะที่มีงานใหม่เกิดขึ้นและงานบางประเภทจะทวีความสำคัญเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
นอกจากนี้งานบางชนิดยังต้องปรับบทบาทให้สอดคล้องและเหมาสมกับสถานการณ์เช่นกัน
ทำให้ต้องมีการเก็บรวบรวมระบบสารสนเทศและทำการวิเคราะห์งานอย่างสม่ำเสมอเพื่อไม่ก่อให้เกิดปัญหางานที่ล้าสมัยหรือซ้ำซ้อนกัน
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน (Methods
of Collecting Job Information) ถือเป็นหัวใจสำคัญของการวิเคราะห์งา
จนมีนักวิชาการหลายท่านได้เรียกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงานว่าเป็น
“วิธีการวิเคราะห์งาน (Job Analysis Method)” เพราะข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลจะถูกนำมาใช้ศึกษาวิเคราะห์และประมวลผล
เพื่อให้เป็นสารสนเทศของงานสำหรับการกำหนดส่วนประกอบของงาน (Job
Elements) และความต้องการในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นความรู้
ทักษะ ละความสามารถในแต่ละงาน เพื่อที่จะสรรหา พัฒนา
และมอบหมายงานให้บุคลากรปฏิบัติได้ตรงตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ
แต่ถ้าข้อมูลที่รวบรวมมานั้นขาดความถูกต้องและความสมบูรณ์
ก็จะทำให้สารสนเทศของงานที่ได้มามีปัญหาเช่นกัน
ดังวลีที่นิยมใช้ในวงการคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศว่า “เมื่อใส่ขยะเข้าไปก็จะได้ขยะออกมา (Garbage In, Garbage Out:
GIGO)” ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์งานที่จะต้องมีความเข้าใจถึงวิธีการใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลของงานว่ามีคุณลักษณะเฉพาะและข้อจำกัดอย่างไร
เพื่อให้เลือกใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลได้อย่างเหมาะสม และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีการที่นิยมนำมาใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล
เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจพื้นฐานตลอดจนสร้างความเข้าใจในวิธีการดำเนินงานและข้อจำกัดของแต่ละวิธีการ
สำหรับการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติมีดังต่อไปนี้
การสังเกต (Observation Method)
การสังเกตเป็นวิธีการที่ได้รับความรับความนิยมมากตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
เนื่องจากวิธีสังเกตจะช่วยให้นักวิเคราะห์งานได้ข้อมูลจากสถานที่และผู้ปฏิบัติงานจริง
โดยนักวิเคราะห์งานจะทำการสังเกตบุคลากรหรือกลุ่มบุคลากรในขณะที่เขาปฏิบัติงานตามปกติ
แต่การสังเกตจะเหมาะสมกับงานบางชนิด เช่น
งานในระดับปฏิบัติการที่ต้องมีการปฏิบัติซ้ำในช่วงระยะเวลาสั้น
แต่จะไม่เหมาะสมหรือใช้ไม่ได้กับงานบางประเภท เช่น งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity) และทักษะด้านความคิดรวบยอด (Conceptual Skill) สูง หรืองานบริหาร เป็นต้น
การสังเกตถือว่าเป็นกิจกรรมที่มีต้นทุนสูงและใช้เวลามาก
เนื่องจากนักวิเคราะห์จะต้องคอยสังเกตผู้ปฏิบัติงานอย่างใกล้ชิด
ทำให้นักวิเคราะห์ไม่สามารถใช้เวลาในการปฏิบัติงานอย่างอื่นได้นอกจากนี้ผู้ปฏิบัติงานอาจจะมีความประหม่าหรือปฏิบัติงานอย่างไม่เป็นธรรมชาติเมื่อมีบุคลากรอื่นคอยเฝ้าดู
ตามที่เคยกล่าวถึงเกี่ยวกับผลการศึกษาฮอร์ธอว์น (Hawthorne) ซึ่งจะส่งผลให้ข้อมูลที่ได้รับขาดความถูกต้องและความน่าเชื่อถือไป
การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire Method)
การใช้แบบสอบถาม
เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในการเก็บรวบรวมข้อมูลของงาน
เนื่องจากวิธีการส่งแบบสอบถามจะง่ายในการปฏิบัติประหยัดเวลาและงบประมาณในการจัดหาข้อมูล
แต่การใช้แบบสอบถามก็มีข้อจำกัดอยู่หลายประการ คือ การสร้างแบบสอบถามที่ดี
มีประสิทธิภาพและสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ
ได้อย่างครบถ้วนจะต้องอาศัยบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์ในการพัฒนาแบบสอบถาม
ซึ่งจะสังเกตได้ว่าแบบสอบถามบางชุดจะไม่สามารถถามคำถามที่ครอบคลุมตามความต้องการของผู้ถามได้ทั้งหมดหรือได้อธิบายคำถามไว้อย่างชัดเจนแล้ว
การสร้างแบบสอบถามสมควรที่จะกระทำด้วยความละเอียดรอบคอบ
และเมื่อสร้างเสร็จแล้วสมควรที่จะต้องมีการทำการทดสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือได้เพื่อปรับปรุงแก้ไขก่อนการนำออกไปใช้จริง
นอกจากนี้ขั้นตอนการตอบแบบสอบถามอาจจะมีข้อบกพร่องบางประการ เช่น ผู้ตอบแบบสอบถามไม่เห็นความสำคัญของการตอบแบบสอบถาม
ก็อาจจะไม่ยอมสละเวลาในการตอบคำถามหรือตอบคำถามแบบของไปที เป็นต้น
โดยทั่วไปแบบสอบถามที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน
สามารถจำแนกออกได้เป็น 2 ลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. แบบสอบถามแบบปลายเปิด (Open-Ended Questionnaire) เป็นแบบสอบถามให้อิสระกับผู้ตอบ
โดยผู้ตอบสามารถตอบคำถามตามความคิดเห็นของตนได้อย่างเต็มที่
โดยแบบสอบถามแบบปลายเปิดจะถามเกี่ยวกับรายละเอียดของงาน กระบวนการ และขั้นตอนต่างๆ
ในการปฏิบัติเพื่อนำมาใช้เป็นพื้นฐานในการร่างเอกสารพรรณนาลักษณะงาน
แต่การใช้แบบสอบถามแบบปลายเปิดจะมีข้อจำกัดคือ
ข้อมูลที่ได้อาจมีความไม่แนนอนอยู่ในระดับที่สูง
จนบางครั้งอาจสร้างปัญหาให้แก่นักวิเคราะห์ในการประเมินผลข้อมูลได้
เนื่องจากข้อมูลสำคัญที่ต้องการจะขึ้นอยู่กับการตอบคำถามของผู้ตอบแบบสอบถาม
นอกจากนี้ความสามารถในการใช้ภาษา ทักษะในการติดต่อสื่อสาร
และความเต็มใจที่จะตอบแบบสอบถามอาจเป็นอุปสรรคต่อการเก็บรวบรวมข้อมูลได้
2. แบบสอบถามแบบมีโครงสร้าง (Structured Questionnaire) เป็นแบบสอบถามที่ถูกออกแบบมาสำหรับถามคำถาม ซึ่งจำกัดอิสระในการตอบแบบสอบถามของผู้ตอบ
โดยผู้ออกแบบสอบถามจะมีการกำหนดคำตอบให้ผู้ตอบเลือก
แบบสอบถามแบบมีโครงสร้างจะช่วยให้นักวิเคราะห์สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลและทำการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ
ได้อย่างสะดวกรวดเร็วตรงตามที่ต้องการโดยเฉพาะในปัจจุบันที่มีชุดคำสั่งทางสถิติสำหรับคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการประมวลผลข้อมูล
แต่ปัญหาสำคัญที่อาจจะเกิดขึ้นจากการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยแบบสอบถามลักษณะนี้ คือ
การสร้างคำถามของแบบสอบถามอาจไม่สามารถที่จะครอบคลุมและเจาะลึกถึงข้อมูลในระดับที่นักวิเคราะห์ต้องการได้นอกจากนี้แบบสอบถามอาจมีความซับซ้อนและน่าเบื่อในการตอบคำถาม
ทำให้ผู้ตอบตอบคำถามไม่ตรงกับความต้องการของแบบทดสอบ
การสัมภาษณ์ (Interview Method)
การสัมภาษณ์เป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน
เนื่องจากนักวิเคราะห์สามารถที่จะสอบถามข้อมูลโดยตรงจากผู้ปฏิบัติงานจริง
และผู้เกี่ยวข้องในมิติต่างๆ เช่น หัวหน้างาน เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา
และผู้ปฏิบัติงานในหน้าที่อื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้น เป็นต้น
แต่การสัมภาษณ์ก็ยังมิใช่วิธีการที่สมบูรณ์
เพราะว่านอกจากจะเป็นวิธีการที่ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายมากแล้ว
ยังต้องอาศัยผู้สัมภาษณ์ที่มีความรู้ มีทักษะและประสบการณ์สูงพอที่จะตั้งคำถาม
จับใจความ และสามารถวิเคราะห์ใจความสำคัญจากผู้ตอบได้
ตลอดจนต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าและต้องคำนึงถึงความแตกต่างส่วนบุคลากรของผู้ทำการสัมภาษณ์
ไม่ว่าจะเป็นทัศนคติ ค่านิยม อารมณ์ และปัจจัยต่างๆ
ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการเก็บรวบรวมข้อมูลได้เช่นกัน
ปกติการเก็บรวบรวมข้อมูลของงานด้วยวิธีการสัมภาษณ์สามารถที่จะแบ่งออกได้เป็น 2
ลักษณะ ต่อไปนี้
1. การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล (Individual Interview Method) ผู้สัมภาษณ์จะทำการสัมภาษณ์บุคลากรแต่ละคนโดยการคัดเลือกผู้ที่มีความเหมาะสมขึ้นมา
แล้วดำเนินการสัมภาษณ์เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลตามที่ต้องการ
2. การสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม (Group Interview Method) นักวิเคราะห์งานจะทำการสัมภาษณ์ผู้ตอบคำถามโดยการคัดเลือกบุคลากรที่ต้องการขึ้นมาเป็นกลุ่ม
แล้วถามคำถามพร้อมกันในเรื่องที่ต้องการศึกษา
การประชุม (Conference Method)
วิธีการนี้จะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ถูกนำมาใช้ในการเก็บรวบรมข้อมูลของงาน
โดยนักวิเคราะห์งานจะทำการเชิญผู้ที่มีความรู้ ผู้ที่ปฏิบัติงาน
หรือผู้มีปฏิสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องการศึกษา เช่น หัวหน้างาน
บุคลากรที่ปฏิบัติงานร่วมกันในหน้าที่งานที่สนใจมาร่วมประชุมและแสดงความคิดเห็นต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงาน สิ่งแวดล้อม และปัญหาที่อาจจะพบในการทำงานนั้นๆ
วิธีการนี้จะทำให้นักวิเคราะห์งานสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการศึกษาและการวิเคราะห์งานได้เป็นอย่างมาก
ตลอดจนทำให้ผู้ที่ทำการศึกษางานมองเห็นภาพลักษณ์ (Image) ของงานที่แตกต่างไปจากการศึกษาจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรง
แต่วิธีการประชุมจะมีข้อจำกัดที่ผู้เชี่ยวชาญและผู้ที่เกี่ยวข้องที่เข้าร่วมประชุมมักจะขาดประสบการณ์จริงในการปฏิบัติงานในสถานการณ์ปัจจุบัน
ทำให้ข้อมูลที่ได้รับอาจจะมีความไม่แน่นอนหรือคลาดเคลื่อนจากความจริงอยู่บ้าง
นอกจากนี้การประชุมยังสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูง
จึงไม่สามารถนำมาใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้บ่อยนัก
การบันทึกงาน (Diary Method)
นักวิเคราะห์งานจะให้ผู้ปฏิบัติงานจดบันทึกรายละเอียดของกิจกรรมต่างๆ
ที่ตนกระทำในช่วงเวลาปฏิบัติงานในแต่ละวัน
เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบในการวิเคราะห์งาน
วิธีการนี้จะเป็นประโยชน์มากถ้าผู้ปฏิบัติงานให้ความร่วมมือและจดบันทึกการทำงานตามความเป็นจริงอย่างละเอียดถี่ถ้วนด้วยภาษาที่อ่านเข้าใจง่าย
แต่ปัญหาที่มักจะพบจากการใช้วิธีการนี้คือการสิ้นเปลืองทั้งระยะเวลาและแรงงานของผู้เขียนบันทึก
ส่งผลให้ผู้เขียนบันทึกเกิดความเบื่อและไม่ให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่
ตลอดจนบุคลากรจะให้ความสำคัญกับงานของตนจนไม่มีเวลาพอที่จะจัดทำบันทึกงาน
หรือบุคลากรจะปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ
จึงไม่สามรถอธิบายรายละเอียดละขั้นตอนในการปฏิบัติงานได้อย่างชัดเจน
นอกจากนี้ทักษะทางการเขียนของแต่ละบุคลากรนับได้ว่าเป็นปัจจัยที่มีผลต่อการเก็บข้อมูลเป็นอย่างมาก
ถ้าผู้จดบันทึกมีทักษะด้านการเขียนและการสรุปความคิดรวบยอดไม่ดี แล้ว
ข้อมูลที่ได้ก็จะขาดความสมบูรณ์ไป
การทดลองปฏิบัติ (Job Experiment Method)
นักวิเคราะห์งานอาจจะทดลองปฏิบัติงานเองในสถานการณ์จริง เพื่อให้ได้รับทราบถึงความรู้สึกของผู้ปฏิบัติงาน
ตลอดจนรายละเอียดต่างๆ
ที่อาจจะถูกละเลยจากการเก็บข้อมูลโดยวิธีการอื่นแต่วิธีการนี้มีขีดจำกัดตรงที่ต้องใช้ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายสูง
เนื่องจากนักวิเคราะห์จะต้องศึกษาและลงมือปฏิบัติงานนั้นๆ เอง
ประกอบกับงานบางประเภทที่มีช่วงระยะเวลาการปฏิบัติงานที่ยาวนาน
หรืองานบางประเภทจะมีวิธีการปฏิบัติที่แตกต่างกันไป เช่น งานบริหาร งานทางวิชาการ
หรืองานด้านศิลปะ เป็นต้น
ทำให้นักวิเคราะห์งานไม่สามารถที่จะเก็บรวบรวมข้อมูลที่สมบูรณ์จากงานเหล่านี้ภายในระยะเวลาอันสั้นได้
วิธีการข้างต้นจะทำให้เห็นว่าวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานในแต่ละวิธีมีข้อดีและข้อจำกัดแตกต่างกัน
โดยทั่วไป นักวิเคราะห์งานจะนำวิธีการหลายวิธีมาใช้ร่วมกัน
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์และถูกต้องที่สุด เช่น
การศึกษางานของของผู้บริหารอาจใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์
และการประชุมผู้ที่มีความรู้ร่วมกัน
ในขณะที่การศึกษางานของพนักงานฝ่ายปฏิบัติการในโรงงานอาจใช้วิธีการสังเกตและทดลองปฏิบัติควบคู่กัน
เป็นต้น สำหรับการเลือกวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมนั้นอาจต้องอาศัยความรู้ ทักษะ
และประสบการณ์ของนักวิเคราะห์งานแต่ละคนเป็นเกณฑ์
นักวิเคราะห์งาน
จะเห็นได้ว่าความสำคัญของการวิเคราะห์งานที่มีต่อกิจกรรมต่างๆ
ภายในองค์การ ตั้งแต่การวางแผนงาน การจัดการทรัพยากรมนุษย์
การออกแบบและการจัดสถานที่ทำงานให้เหมาะ ตลอดจนการออกแบบงานและอุปกรณ์การทำงาน
แม้กระทั่งกิจกรรมภายนอกองค์การ เช่น
การวางแผนการศึกษาและแนะแนวอาชีพสำหรับบุคลากรทั่วไป
โดยที่สารสนเทศจากการวิเคราะห์งานที่ถูกต้องสมบูรณ์จะสามารถใช้เป็นประโยชน์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ซึ่งการที่จะได้สารสนเทศของงานอย่างครบถ้วนตามต้องการจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอาศัยปัจจัยต่างๆ
ตั้งแต่กระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์งานที่มีประสิทธิภาพ
ความพร้อมของบุคลากรในสาขาต่างๆ ที่มีส่วนร่วมในการปฏิบัติงาน
แต่ปัจจัยสำคัญที่ขาดมิได้ก็คือ “ผู้ทำหน้าที่นักวิเคราะห์งาน (Job Analyst)” ที่ต้องมีความรู้
ทักษะ และประสบการณ์ในงานของตน
เพื่อให้สามารถจัดการวิเคราะห์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้นหัวข้อนี้จะกล่าวถึงลักษณะขอบข่ายของงาน และระดับชั้นของนักวิเคราะห์งาน
โดยมีจุดมุ่งหมายที่จะสร้างความเข้าใจให้แก่ผู้อ่านเพื่อสร้างความพร้อมในการปฏิบัติงานถ้าต้องปฏิบัติงานในตำแหน่งวิเคราะห์งาน
หรือตำแหน่งงานอื่นที่เกี่ยวข้องกัน
นักวิเคราะห์งานหรือบางครั้งอาจจะถูกเรียกว่า
“นักวิเคราะห์ค่าจ้าง (Wage Analyst)”
โดยในหลายองค์การจะทำหน้าที่ศึกษา รวบรวม วิเคราะห์ เปรียบเทียบ
และจัดการเกี่ยวกับข้อมูลต่างๆ ในเรื่องการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นลักษณะ หน้าที่
ขอบเขตความรับผิดชอบ และรายละเอียดอื่นๆ
เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดมาตรฐานในการว่าจ้าง การให้ผลตอบแทน การฝึกอบรม
และการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งอย่างยุติธรรม
โดยทำการเปรียบเทียบข้องมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ
นักวิเคราะห์งานจะสังกัดอยู่กับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นส่วนมาก
โดยอาจจะแบ่งระดับของนักวิเคราะห์งานตามตำแหน่ง ทักษะ ความอาวุโส
และประสบการณ์ได้เป็น 4 ระดับ
ระดับที่ 1 นักวิเคราะห์งานขั้นต้น นักวิเคราะห์งานที่ทำงานที่ทำงานอยู่ในระดับนี้มักเพิ่งเข้าร่วมงานในหน่วยงาน
โดยมากจะเป็นผู้ที่เพิ่งสำเร็จการศึกษาและยังไม่ประสบการณ์มากนัก
ระดับที่ 2 นักวิเคราะห์งาน บุคลากรที่ทำงานอยู่ในระดับนี้จะมีความรู้และความเข้าใจถึงขอบเขตของการเป็นนักวิเคราะห์งานอยู่พอสมควร
ปกติบุคลากรในระดับนี้จะมีประสบการณ์ในการปฏิบัติหน้าที่ในด้านนี้ประมาณ 2-3 ปี
ระดับที่ 3 นักวิเคราะห์ค่าจ้าง เมื่อบุคลากรมีความรู้
ทักษะ และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งานมากขึ้น โดยสามารถมองภาพความสัมพันธ์ระหว่างงานต่างๆ
ภายในองค์การได้อย่างดีและสามารถทำการเปรียบเทียบมาตรฐานความยากง่ายของงานต่างๆ
ได้อย่างเป็นระบบ
ปกตินักวิเคราะห์ค่าจ้างจะได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในการวิเคราะห์ค่าจ้างและผลตอบแทนของพนักงานภายในองค์การ
เพื่อให้เกิดความถูกต้องเหมาะสมและยุติธรรม
ระดับที่ 4 นักบริหารค่าจ้าง นักวิเคราะห์งานในระดับนี้จะมีความพร้อมในด้านความรู้
ทักษะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งาน และกิจกรรมอื่นๆ
ที่เกี่ยวข้องกับระบบงานและระบบค่าตอบแทน
ตลอกจนมีความเข้าใจถึงปัญหาหรืออุปสรรคต่างๆ
ระหว่างงานที่ปฏิบัติและค่าจ้างที่แต่ละบุคลากรจะได้รับ จึงสามารถที่จะวางแผนและกำหนดนโยบายการแก้ปัญหาได้
คุณสมบัติของนักวิเคราะห์งาน
นักวิเคราะห์งานในแต่ละระดับจะมีขอบเขตของงานที่แตกต่างกันไปตามความรู้
ความสามารถอาวุโส และประสบการณ์ ตั้งแต่การเรียนรู้งานตั้งแต่การเรียนรู้งานในขั้นต้น
การปฏิบัติงาน การศึกษา และการวิเคราะห์งาน จนกระทั่งถึงการวางนโยบายค่าจ้าง
แม้กระทั่งการเข้าไปมีส่วนร่วมในการกำหนดนโยบายรวมขององค์การ
การวิเคราะห์งานที่มีประสิทธิภาพนอกจากต้องอาศัยความรู้ที่ได้จากการศึกษาแล้ว
ยังต้องอาศัยเทคนิคที่ได้จากการฝึกฝน
ดังนั้นการที่บุคลากรจะเป็นนักวิเคราะห์งานที่ดีและประสบความสำเร็จจะต้องประกอบด้วยคุณสมบัติที่สำคัญดังต่อไปนี้
1.
มีความตื่นตัว (Active)
นักวิเคราะห์งานจะต้องมีความตื่นตัวต่อสิ่งแวดล้อม
และพร้อมที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอ
2.
มีความรู้และประสบการณ์ (Knowledge
and Experience)
นักวิเคราะห์งานต้องมีความรู้ ทักษะ
และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำ
เพื่อให้สามารถเข้าใจลักษณะงานและขอบเขตการปฏิบัติงาน
ซึ่งจะส่งผลให้การทำงานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว
3.
มีพื้นฐานด้านการวิจัย (Research
Foundation)
นักวิเคราะห์งานสมควรที่จะมีความรู้พื้นฐานด้านการวิจัย
จะเห็นได้ว่าการวิเคราะห์งานจะเกี่ยวข้องกับงานวิจัย
ตั้งแต่การพัฒนาวิธีการในการรวบรวมข้อมูล
การเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานตลอดจนการวิเคราะห์งานและการนำสารสนเทศที่ได้มาใช้ประโยชน์
4.
มีความเข้าใจในงาน (Understanding)
นักวิเคราะห์งานควรมีความรู้และความเข้าใจในงานต่างๆ
ของอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่ตนทำการศึกษา
เพื่อที่จะได้มองเห็นภาพความสัมพันธ์อย่างกว้างๆ ของระบบงาน
ทำให้สามารถจะวางแผนกการปฏิบัติการและตัดสินใจเลือกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลได้อย่างเหมาะสม
5.มีบุคลิกภาพเหมาะสม (Appropriate Personality)
นักวิเคราะห์งานที่มีทัศนคติละบุคลิกภาพดี
และสามารถที่จะปรับตัวเข้ากับบุคคลอื่นได้อย่างรวดเร็ว
จะมีส่วนสำคัญในการทำให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
6.มีความสามารถในการติดต่อสื่อสาร (Commuincation Skill)
ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการพูด ฟัง เขียน หรืออ่าน
นับว่าเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพของการวิเคราะห์งาน
เนื่องจากนักวิเคราะห์งานจะต้องทำการติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นได้เป็นอย่างดีทั้งการสื่อและการรับข้อความ
ตลอดจนต้องสามารถจับใจความสำคัญและจดบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างละเอียด
7.
มีทักษะในการวิเคราะห์ (Analytical
Skill)
ความสามารถในการมองความสัมพันธ์ การวิเคราะห์ และการสรุปความคิดรวบยอด
เป็นส่วนสำคัญในการที่จะทำให้นักวิเคราะห์งานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุปสาระสำคัญ
ก่อนที่องค์การจะสามารถจัดสรรให้บุคลากรปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสมนั้น
มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการศึกษาและวิเคราะห์งาน
เพื่อให้ได้ข้อมูลและเข้าใจถึงธรรมชาติหรือลักษณะเฉพาะของงานนั้นๆ
ที่จะส่งผลให้องค์การสามารถที่จะจัดหาและจัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมกับงานและตำแหน่งได้เป็นอย่างดี
ซึ่งจะทำให้องค์การดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ก่อให้เกิดการพัฒนาและการเจริญเติบโตขององค์การ
การวิเคราะห์งาน
เป็นกระบวนการที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบซึ่งถูกนำมาใช้ในการศึกษารวบรวม
และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้น
เพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการทำกิจกรรมอื่นในอนาคต
การวิเคราะห์งานเป็นกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องกับ
กิจกรรมอื่นทั้งด้านทรัพยากรมนุษย์และหน้าที่อื่นขององค์การ
จะเห็นว่าการวิเคราะห์งานเป็นเสมือนแหล่งต้นทางของข้อมูลที่จะนำไปใช้ในหัวข้ออื่น
เช่น การสรรหาและการคัดเลือก การจ่ายค่าตอบแทน และการฝึกอบรม เป็นต้น
ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของนักวิเคราะห์งานที่จะต้องทำการวิเคราะห์งานด้วยความรอบคอบและถูกหลักการ
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่งานอื่นอย่าง
ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ
อีกหลายลักษณะ เช่น
1. ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงานและการวางแผนองค์การ
2. ใช้เป็นข้อมูลประกอบในการออกแบบเครื่องมือเครื่องใช้ในการทำงานที่เหมาะสมกับลักษณะงานและสรีระของผู้ใช้
หรือการออกแบบงานตามหลัก “การยศาสตร์ (Ergonomics)”
3. ใช้เป็นข้อมูลประกอบในการแนะแนวอาชีพ (Vocational
Counseling) ให้เหมาะสมแก่ลักษณะงานทางร่างกาย จิตใจ
และสภาพความพร้อมของแต่ละบุคลากร
4. ใช้ระกอบการให้คำปรึกษาและแนะแนวอาชีพแก่นักศึกษาและบุคคลทั่วไป
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน เพื่อวิเคราะห์งาน
แต่ละวิธีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกันโดยทั่วไปแล้ว
นักวิเคราะห์งานมักจะนำหลายวิธีการมาใช้ร่วมกัน
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์และถูกต้องที่สุด เช่น
การศึกษางานของผู้บริหารอาจจะใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์
และการปะชุมผู้ที่มีความรู้ร่วมกัน
ในขณะที่การศึกษางานของพนักงานฝ่ายปฏิบัติการในโรงงานอาจจะใช้วิธีการสังเกต
และทดลองปฏิบัติควบคู่กันไป
เป็นต้นสำหรับการเลือกวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมนั้นคงจะต้องอาศัยความรู้
ทักษะ และประสบการณ์ของนักวิเคราะห์งานแต่ละคนเป็นเกณฑ์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น